Как настроить удаленную работу: пять проверенных правил

16 декабря 2022 г.

Наши сотрудники начали работать дистанционно в 2018 году. Они могли выполнять обязанности из любого города, где у компании нет представительства. Сейчас наши офисы находятся в Санкт-Петербурге и Воронеже. Люди в этих городах работают в формате гибридного графика. Работники из Москвы, Краснодара, Казани, Нижнего Новгорода, Барнаула, Новосибирска и Самары в офис не ходят вообще. Расскажу, как мы выстроили удаленную работу и какие преимущества она нам дает

Онлайн-собеседования у нас появились до того, как удаленная работа стала популярной. Такие интервью обычно проводили HR-специалисты на начальном этапе, чтобы сразу отсеять тех, кто не подходитa

У меня был случай, когда при проверке технических знаний на онлайн-собеседовании соискатель начал искать ответ в интернете. Лучше признаться, что чего-то не знаешь, чем тебя поймают на обмане и точно не возьмут в команду.

Сейчас 30 процентов собеседований, даже на вакансию руководителя, проводим онлайн.

Важно устраивать встречи один на один с сотрудниками, особенно с новыми. Такие совещания проводим с HR-специалистом три раза в первую неделю работы. Далее через полтора и три месяца после начала работы. Встречи с непосредственным руководителем проходят раз в две недели. Это помогает отслеживать ход работы и эффективность сотрудника, его психологическое состояние.

Каждый сотрудник должен чувствовать, что его ценят. Его потребности и развитие важны для руководства. Если видим, что человек начал хуже работать, стал более раздражительным, не делаем выговор и не штрафуем. Хватает разговора, чтобы понять причины проблемы и предложить решение: поменять проект в компании, дать отпуск, пересмотреть зарплату или посоветовать онлайн-консультацию психолога, которая входит в ДМС

В моей практике был случай, когда у сотрудника снизилась мотивация. Оказалось, что коллеге больше не интересны задачи в проекте, они для него слишком простые. После разговора с HR и руководителем эту проблему решили. Сотруднику дали новый проект с более интересными задачами.

При работе над проектом команда общается ежедневно в формате стендапов. Это 15-минутные встречи, где обсуждаем актуальные задачи. Также руководитель проводит собрания, на которых команда решает, что будет делать дальше, ставит цели.

У нас такие мероприятия проходят в формате видеоконференций. Когда сотрудники видят друг друга, они понимают, что работают с живыми людьми, активнее общаются, задают вопросы. Если удаленные сотрудники захотят увидеться с командой лично или просто поработать из офиса, это можно сделать через программу Workation. Она работает так. Любой человек может поехать в филиал компании в другом городе и временно поработать там на тех же условиях, что и его коллеги.

Для сотрудников офиса и тех, кто работает в гибридном формате, проводим корпоративы, вечера настольных игр. С удаленным персоналом сложнее. Мы стараемся к каждому событию внутри компании организовывать онлайн- и офлайн-мероприятие.

Ко дню ИТ-специалиста во всех офисах провели офлайн-встречу с пиццей для сотрудников. Был формат свободного микрофона, где каждый мог поделиться историей, как он пришел в ИТ. Такое же мероприятие провели онлайн.

Недавно ввели практику созвонов на компанию в формате «утреннего кофе» три раза в неделю. Обсуждаем разное: от курьезных историй в карьере до планов на выходные. В таких встречах участвует до 10 человек. Они заменяют привычные разговоры у кофемашины в офисе.

Сейчас появился еще один способ общения — сервис Discord. Это аналог корпоративного портала, где выкладываем важную информацию о компании. Там же сотрудники могут вступить в любой чат, чтобы общаться с коллегами на разные темы. Недавно появился чат с мемами, где сотрудники обмениваются смешными картинками.

Общие мероприятия и общение в чатах помогают укрепить эмоциональные связи в команде. Из неформальных обсуждений получаем предложения, как развивать внутренние проекты, улучшать работу сайта и системы учета времени.

В удаленной работе нужно поддерживать дисциплину и отчетность. Это облегчает жизнь компании и сотрудникам. В специальной корпоративной программе работники отмечают количество часов, потраченных на то, чтобы выполнить ту или иную задачу. Так они видят, сколько времени уходит на решение задач.

Для того чтобы пройти внутренние образовательные курсы и повысить квалификацию, есть ресурс Clever ITentika. Там представлено более 35 программ по разным направлениям.

Я должен участвовать во внешних конференциях. Смотрю, сколько времени у меня ушло на подготовку к выступлению в прошлом месяце, и планирую участие в следующем подобном мероприятии.

Разработчикам, которые трудятся на платных проектах, эта система помогает выставлять счета клиентам. То есть я как руководитель вижу, что на решение задачи на проекте сотрудник потратил три часа, и передаю эти данные в бухгалтерию.

Если у коллег возникают организационные вопросы, они идут на корпоративный ресурс ITentika Wiki (рисунок 2). Тут есть информация о том, как оформить больничный, отпуск, командировку, как обратиться к врачу по ДМС, и о режиме работы офисов.
Для того чтобы пройти внутренние образовательные курсы и повысить квалификацию, есть ресурс Clever ITentika. Там представлено более 35 программ по разным направлениям.

Если сотрудникам в компании некомфортно, идет отток персонала, то и доходы повышаться не будут. Наши финансовые результаты не падают, когда количество людей на удаленке становится больше. А лояльность сотрудников при этом растет.

Подробнее на ресурсе Коммерческий Директор: https://e.kom-dir.ru/1 002 446